Kesimpulan Tugas Tugas Sekretaris

Kesimpulan Tugas Tugas Sekretaris

Kesimpulan Tugas Tugas Sekretaris - Sekretaris datang dari bhs Latin Secretum rahasia atau Secretarius atau Secretarium berarti seorang yang di beri keyakinan untuk memegang rahasia. 

Sekretaris bisa disimpulkan jadi seseorang petugas yang pekerjaannya mengadakan masalah surat menyurat termasuk juga penyimpanan dokumen untuk seseorang petinggi pimpinan organisasi. Jika petugas ini mengadakan masalah surat menyurat dari seseorang petinggi atau lembaga resmi ataupun perusahaan swasta yang berbentuk pribadi atau rahasia sebutan yang lain yaitu Private Secretary (The Liang Gie, 2000). 

Sekretaris dapat juga disimpulkan jadi sebagai seseorang pembantu pimpinan untuk terima dikte, mengonsep surat atau korespondensi, terima tamu, mengecek atau mengingatkan pimpinan tentang kewajibannya untuk tingkatkan dampaktifitas kerja pimpinannya (The Liang Gie, 2000). 

Dari pengertian–pengertian diatas bisa diambil kesimpulan kalau sekretaris yaitu orang yang memegang rahasia perusahaan yang tugasnya menolong pimpinan untuk kelancaran tugasnya. 

Pengertian Tugas Sekretaris

B. Peranan Sekretaris 

Sekretaris Profesional mesti mempunyai serta dapat lakukan beberapa hal tersebut : 

1. Menghadirkan Citra Perusahaan. 

Citra perusahaan yaitu hal yang perlu dijunjung tinggi. Karna sekretaris yaitu tangan kanan sang bos, jadi sekretaris harus juga menghadirkan citra perusahaan yang baik. 

2. Baik serta Bertanggung Jawab 

Sekretaris harus juga ramah, baik serta bertanggungjawab pada semuanya tugasnya. Tidak cuma baik pada Bos namun harus juga baik pada rekanan serta kawan sekantor. 

3. Pintar Melindungi Rahasia 

Jadi tangan kanan Bos serta senantiasa memperoleh keyakinan dari Bos, Sekretaris mesti pintar melindungi rahasia perusahaan ataupun rahasia pribadi sang Bos. 

4. Tahu Teknoiogi 

Sekretaris tidak cuma mesti pintar berdandan, namun seseorang sekretaris harus juga update pada perkembangan tehnologi umpamanya tehnologi info. 

5. Tahu Accounting serta Pembukuan 

Accounting serta pembukuan harus juga dikuasai oleh seseorang sekretaris supaya bias lakukan pembukuan kantor. 

6. Mesti Dapat Bhs Asing kuasai bhs asing yaitu nilai lebih yang perlu dipunyai oleh seseorang sekretaris. Karna umumnya sekretaris senantiasa disuruh Bos untuk berjumpa dengan rekanan yang datang dari luar negeri. 

7. Pelajari Ciri-khas Bos 

Kenali ciri-khas atasan supaya Kamu tidak salah dalam bertindak 

8. Memiliki Norma yang Baik. Seseorang sekretaris harus juga mempunyai norma yang baik yakni dalam soal bicara, makan, duduk, dll. Karenanya begitu terkait dengan citra perusahaan. 

9. Pintar Bicara di Depan Publik 

Terkadang sekretaris disuruh untuk temani atasan untuk lakukan presentasi menukar sang atasan. Oleh karena itu sekretaris mesti dapat belajar bicara dengan umum atau ketika meeting 

C. Ruangan Lingkup Sekretaris 

Ruangan lingkup sekretaris yakni : 

1. Mengadakan pembinaan ketatausahaan, terutama yang terkait dengan pekerjaan surat menyurat yang mencakup pembuatan surat, penerimaan, penngelolaan, endistribusian serta penyimpanann. 

2. Mengadakan tata hubungan baik dengan intern ataupun extern. 

3. Mengadakan pertemuan rapat. 

4. Mengadakan Pertemuan penerimaan tamu/kunjuangan. 

5. Mengurusi perjalanan dinas pimpinan 

D. Pekerjaan sekretaris 

1. Berdasar pada ruangan lingkup pekerjaan sekretaris digolongkan jadi 8 (delapan) yakni : 

a. Tugas-tugas Rutin 

Yakni beberapa pekerjaan yang ditangani sehari-hari tanpa ada perintah. Pekerjaan ini mencakup : 

Membuka surat. 

Menerima dikte. 

Menerima tamu. 

Menerima telepon. 

Menyimpan arsip/surat. 

b. Tugas-tugas Khusus 

Yakni pekerjaan yang diperintahkan segera oleh pimpinan pada sekretaris dengan penyelesaiannya dengan spesial. Pekerjaan ini diberi karna ada unsur keyakinan kalau pekerjaan sekretaris dapat menaruh rahasia perusahaan. Pekerjaan ini mencakup : 

Mengonsep surat kesepakatan hubungan kerja dengan rekanan atau lembaga luar. 

Menyusun surat rahasia (confidential). 

Menyusun acara pertemuan usaha. 

Pembelian hadiah atau cindera mata. 

c. Tugas-tugas istimewa 

Yakni pekerjaan yang menyangkut kepentingan pimpinan, diantaranya : 

Membetulkan letak atau tempat alat catat pimpinan dan peralatan yang di 

Butuhkan. 

Bertindak jadi penghubung untuk melanjutkan info pada rekanan. 

Mewakili seorang terima sumbangan untuk dana atau kepentingan aktivitas 

yang lain. 

Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari satu tubuh atau 

lembaga. 

d. Pekerjaan Sosial 

Pekerjaan sosial, mencakup : 

Mengurusi rumah tangga kantor. 

Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan bersama pengurusan 

undangannya. 

e. Pekerjaan Keuangan 

Umumnya sekretaris mengurus keuangan yang diberi nama petty kontan (uang cadangan/kas kecil). Pekerjaan keuangan ini diantaranya : 

§ Mengatasi masalah keuangan pimpinan di Bank, umpamanya : penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan check, pengambilan uang dari Bank. 

§ Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan. 

§ Menaruh catatan pengeluaran keseharian untuk pimpinan. 

f. Pekerjaan Resepsionis 

Pekerjaan sekretaris jadi resepsionis, yakni : 

1. Terima serta menjawab telepon dan mencatat pesan-pesan lewat telepon. 

2. Terima tamu yang juga akan berjumpa dengan pimpinan. 

3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan. 

4. Membuat acara kerja keseharian pimpinan. 

g. Pekerjaan insidental 

Pekerjaan ini adalah pekerjaan yg tidak teratur dikerjakan oleh sekretaris mencakup : 

§ Mempersiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, mempersiapkan pidato atau pernyataan pimpinan. 

§ Buat rangkuman dari berita-berita serta karangan yang termuat dalam surat berita, majalah, brosur, serta media-media beda yang ada hubungannya dengan kebutuhan perusahaan. 

§ Mengoreksi beberapa bahan cetakan, contoh : brosur, undangan, formulir, serta daftar yang dikonsep oleh perusahaan. 

h. Pekerjaan sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan usaha) 

Pertemuan usaha (Business Meeting) ini berlangsung saat dua orang atau lebih sama-sama terima serta berikan suatu hal berbentuk info, memerhatikan kembali perkembangan, memecahkan problem serta membuat yang baru. Pekerjaan berikut yang cukup berat serta melelahkan untuk sekretaris untuk mengatur pertemuan-pertemuan itu. 

E. Peranan sekretaris 

1. Pengaturan gagasan program serta aktivitas sesuai sama bagian tugasnya ; 

2. Perumusan kebijakan, dasar, standarisasi, koordinasi, pembinaan serta pengembangan administrasi umum serta kepegawaian, keuangan dan pelajari serta pelaporan ; 

3. Perumusan penyusunan, pembinaan, pengembangan proses administrasi umum serta kepegawaian, keuangan dan pelajari serta perlaporan ; 

4. Proses pelajari, supervisi serta pelaporan kebijakan standarisasi program administrasi umum serta kepegawaian, keuangan dan pelajari serta pelaporan ; 

5. Penyiapan data serta bahan masalah administrasi umum serta kepegawaian, keuangan dan pelajari serta pelaporan ; 

6. Pengelolaan masalah admistrasi umum kepegawaian, keuangan, pengaturan program pelajari serta pelaporan ; 

7. Pelaksaan pekerjaan beda sesuai sama pekerjaan serta peranannya.